Molskis ja loiskis!

Seuraavassa asiaa uuden työntekijän perehdyttämisestä: asia joka yrityksissä unohdetaan harmittavan usein. Perehdytyksen laiminlyönti on samanmoista resurssien tuhlaamista, kuin investoisi kalliiseen tuotantolinjaan ja jättäisi koneen sen jälkeen täysin ilman huoltoa.

Esihenkilö, jätätkö tuoreen työntekijäsi heitteille?

Yritykset panostavat nykyään valtavasti aikaa ja rahaa rekrytointiprosesseihin – kiillotetaan työnantajamielikuvaa, järjestetään useita haastattelukierroksia ja taistellaan parhaista osaajista. Mutta mitä tapahtuu, kun uusi työntekijä astuu ovesta sisään? Liian usein perehdytys jää puolitiehen ja uusi työntekijä lähinnä jätetään heitteille. Tästä virheestä maksetaan kalliisti: epäselvät roolit, turhautuminen ja mahdollisesti nopea lähtö vievät sekä aikaa että rahaa.

Perehdytys on kriittinen prosessi rekryn onnistumiselle

Onnistunut rekrytointi ei ole kertaluonteinen prosessi. Se on pitkän tähtäimen satsaus, jossa kriittisessä roolissa on työntekijän suunnitelmallinen perehdytys. Perehdytys vaikuttaa isosti siihen, kuinka hyvin työntekijä sopeutuu uuteen rooliinsa ja kuinka nopeasti hän alkaa tuottaa lisäarvoa organisaatiolle.

Hyvä perehdytys:

• parantaa työntekijän sitoutumista
• vähentää virheitä
• kasvattaa työn tuottavuutta.

Siitä huolimatta perehdytys hoidetaan valitettavan usein pintapuolisesti ja sattumanvaraisesti. Olen itsekin vierestä nähnyt monta hukille mennyttä työsuhdetta, jossa alkuinnostuksen jälkeen työntekijä jää yksin. Valmentamisen sijaan hänelle asetetaankin lisää tulospainetta, jolloin osaamisestaan epävarma työntekijä tuntee olevansa kykenemätön asetettuihin tavoitteisiin. Peiliin katsomisen sijaan yrityksen johto kokee työntekijän olevan sopimaton tehtävään. Yhdessä sitten todetaan, että eiköhän tämä ole tässä.

Ja taas tuhlattiin kymmeniä tuhansia euroja. Kuluja tulee paitsi uudesta rekrytoinnista, myös siitä hukkaan heitetystä tehokkaasta työajasta, joka kuluu uuden ihmisen löytämiseen ja perehdyttämiseen. Näissä ”virherekryissä” ei läheskään aina ole kyse työntekijän soveltumattomuudesta ja väärin tehdystä rekrytoinnista vaan taitamattomasta perehdytyksestä.

”Olen nähnyt monta hukille mennyttä työsuhdetta, jossa alkuinnostuksen jälkeen työntekijä jää yksin.”

Perehdytys mukautettava työtekijän valmiustasoon

Hyvä työkalu työntekijän kehityspolun ymmärtämiseen on Herseyn ja Blanchardin tilannejohtamisen malli. Se korostaa johtamisen mukauttamista työntekijän valmiustason mukaan. Se millaista tukea työntekijä kaipaa kussakin nelikentän vaiheessa riippuu hänen osaamisestaan ja motivaatiostaan.

o Ohjaava (T1): Uusi työntekijä on innostunut, mutta osaaminen on vielä vähäistä. Tässä vaiheessa työntekijä tarvitsee selkeitä ohjeita ja tarkkaa valvontaa. Perehdytyksen tulee olla yksityiskohtainen ja systemaattinen, jotta työntekijä ymmärtää, mitä häneltä odotetaan.

o Valmentava (T2): Tässä vaiheessa työ voi tuntua monimutkaiselta ja alkuinnostus hiipuu, työntekijä saattaa tuntea epävarmuutta. Tällöin johtajalta vaaditaan kannustavaa ja valmentavaa otetta. Perehdytyksessä on tärkeää korostaa onnistumisia ja tarjota riittävästi tukea.

o Tukeva (T3): Työntekijä on saavuttanut perustason osaamisen, mutta kaipaa yhä tukea ja palautetta. Perehdytyksessä on hyvä tarjota mahdollisuuksia omatoimiseen työskentelyyn, mutta samalla varmistaa, että työntekijä tuntee olonsa luottavaiseksi.

o Delegoiva (T4): Lopulta työntekijä saavuttaa korkean osaamisen ja itsenäisyyden tason. Perehdytyksen painopiste siirtyy kohti tavoitteiden asettamista ja motivoimista, jotta työntekijä voi hyödyntää koko potentiaalinsa.

Mallin ydinajatus on, että johtaminen ei ole ”yksi tyyli sopii kaikille” -ratkaisu, vaan sen tulee mukautua kuhunkin tilanteeseen ja työntekijän tarpeisiin.

Eli kuvailemissani työntekijän heitteillejätöissä on kyse siitä, että hypätään suoraan vaiheesta T1 kenttään T4. Tällöin työntekijä jätetään oman onnensa nojaan juuri siinä vaiheessa, kun hän kehityskäyränsä pohjavaiheessa kaipaisi eniten tukea. Pahimmassa tapauksessa työntekijälle ei ole tarjottu työkaluja edes T1-vaiheen perustaitojen oppimiseen.

”Perehdytetyt asiat eivät saa jäädä vain teorian ja mutu-tuntuman tasolle.”

Tee perehdytyssuunnitelma!

Hyvä perehdyttäminen vaatii suunnitelmallisuutta. Itse käytän perehdyttämisessä nelivaiheista prosessia.

1. Listataan työtehtävän suorittamiseksi vaadittavat osaamisalueet.
2. Jokainen näistä osaamisalueista opetellaan ensin teoriassa perehdyttäjän tai perehdyttäjien avustamana.
3. Harjoitellaan uusi taito käytännössä.
4. Uusi työntekijä osoittaa taitonsa käytännön tasolla näyttökokeella tai vastaavalla todentamisella.

Kun jokainen listan työtehtävä on tällä tavoin käyty läpi, voidaan todeta työntekijällä olevan tarvittavat perustaidot tehtävänsä hoitamiseen. Tämä ei tarkoita perehdyttämisen ja tuen loppumista, vaan tällöin siirrytään tilannejohtamisessa seuraavaan vaiheeseen.

Perehdyttäjiä voi – ja usein kannattaakin olla useampia. Suorittavassa portaassa osaamisen todentaminen eli ”näyttökoe” on yleensä helppo järjestää, esimerkiksi myyjä osoittaa, kuinka hän vetää yritysesittelyn asiakkaalle. Ylemmissä hallinnollisissa pesteissä osaamisalueiden todentaminen harvoin on noin suoraviivaista. Pääasia kuitenkin on, että perehdytetyt asiat eivät jää vain teorian ja mutu-tuntuman tasolle.

Perehdytystä ei siis tulisi nähdä rutiininomaisena, pakollisena pahana rekrytoinnissa. Se on kriittinen prosessi, joka vaikuttaa koko työsuhteen onnistumiseen. Kun perehdytys hoidetaan säntillisesti ja uuden työntekijän tarpeet huomioiden, hän löytää paikkansa nopeasti ja kasvaa arvokkaaksi osaksi tiimiä.

Herättikö kirjoitus ajatuksia? Oletko jostain eri mieltä? Kommentteja ja mielipiteitä saa tuikata meiliin: 

Ja jos haluat keskustella enemmän jostain johtamisen teemasta yrityksesi näkökulmasta, niin soita tai varaa ilmainen koutsaus-aika Vilosofia-sähköpostien lopusta löytyvästä linkistä. Aloita siis tilaamalla vilosofiat — linkki alla!